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Écrire une lettre

Écrire une lettre : le plan
 
Une lettre professionnelle est rédigée en suivant quelques règles simples.
Le schéma de la lettre est clair et logique. Les tournures sont formelles mais peuvent être élégantes.
 
Composer rapidement une lettre professionnelle »
 

Le Plan

Un plan type évolue du passé vers le futur. Il se compose ainsi :

1/ La Situation rappelle les éléments passés à l'origine de la lettre.
Elle permet de s'assurer que le destinataire va bien comprendre la logique du courrier.

« Nous avons commandé une imprimante, le... »
« Nous avons bien reçu votre courrier nous signalant une erreur...»

2/ Le Développement précise - si nécessaire - la situation.

« Or, la livraison n'a pas été effectuée à ce jour... »
« Après vérification, il apparait que les modifications n'ont pas été effectuées.. »

3/ L' Objectif est le véritable message de la lettre.

« Pouvons-nous vous demander de régulariser la situation...? »
« Désolé de ce contretemps, nous vous prions de bien vouloir nous en excuser...? »

4/ L' Argument justifie - si nécessaire - l’objectif de la lettre.

« Vos conditions générales de vente prévoient en effet..
« Un incident nous a en effet empêchés..

5/ Le Complément précise, s'il y a lieu, le message principal.

« Le service clientèle est en charge du dossier et vous contactera rapidement.... ».

6/ La Conclusion apporte une touche de cordialité.

« Je vous remercie de votre intervention rapide. ».
« Je suis à votre disposition pour tout renseignement complémentaire. »

7/ La Formule de politesse admet de nombreuses variantes.

Pratiquement toutes les lettres peuvent suivre ce modèle. L'utilisation d'un développement ou d'un argumentaire dépend de la complexité du message : doit-on donner des précisions ? doit-on se justifier ?

Un lettre contient au minimum 3 paragraphes (Situation + Objectif + Formule de politesse ou Objectif + Conclusion + Formule de politesse).