Un courrier professionnel transmet un contenu simple et peut être exposé selon un plan standard, évoluant du passé vers le futur.

Un plan type comporte jusqu'à 7 paragraphes (les 7 lignes du damier d'idées).

1/ La Situation rappelle les éléments passés à l'origine de la lettre.

Elle permet de s'assurer que le destinataire va bien comprendre la logique du courrier.

« Nous avons commandé une imprimante, le... »
« Nous avons bien reçu votre courrier nous signalant une erreur...»

2/ Les Détails précisent - si nécessaire - la situation ou la justifient.

« Or, la livraison n'a pas été effectuée à ce jour... »
« Après vérification, il apparait effectivement que les modifications n'ont pas été effectuées.. »

3/ L' Objectif est le véritable message de la lettre.

« Pouvons-nous vous demander de régulariser rapidement la situation...? »
« Désolé de ce contretemps, nous vous prions de bien vouloir nous en excuser...? »

4/ L' Argument justifie - si nécessaire - l’objectif de la lettre.

« Vos conditions générales de vente prévoient en effet...»
« Un incident nous a en effet empêchés...»

5/ Le Complément précise, s'il y a lieu, le message principal.

« Le service clientèle est en charge du dossier et vous contactera rapidement.... ».

6/ La Conclusion apporte une expression de cordialité ou appuie le message principal.

« Je vous remercie de votre intervention rapide. ».
« Je suis à votre disposition pour tout renseignement complémentaire. »

7/ La Formule de politesse admet de nombreuses variantes.

Pratiquement toutes les lettres peuvent suivre ce modèle. L'utilisation d'un développement ou d'un argumentaire dépend de la complexité du message : doit-on donner des précisions ? doit-on se justifier ?

Un lettre contient au minimum 3 paragraphes (Situation + Objectif + Formule de politesse ou Objectif + Conclusion + Formule de politesse).