Mail Designer -  Rédaction du courrier administratif et professionnel
  > ÉCRIRE UNE LETTRE - Le Plan
 
 
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Écrire une lettre : le Plan
 

Un courrier professionnel transmet un contenu simple et peut être exposé selon un plan standard, évoluant du passé vers le futur.

Un plan type comporte jusqu'à 7 paragraphes (les 7 lignes du damier d'idées).

1/ La Situation rappelle les éléments passés à l'origine de la lettre.

Elle permet de s'assurer que le destinataire va bien comprendre la logique du courrier.

« Nous avons commandé une imprimante, le... »
« Nous avons bien reçu votre courrier nous signalant une erreur...»

2/ Les Détails précisent - si nécessaire - la situation ou la justifient.

« Or, la livraison n'a pas été effectuée à ce jour... »
« Après vérification, il apparait effectivement que les modifications n'ont pas été effectuées.. »

3/ L' Objectif est le véritable message de la lettre.

« Pouvons-nous vous demander de régulariser rapidement la situation...? »
« Désolé de ce contretemps, nous vous prions de bien vouloir nous en excuser...? »

4/ L' Argument justifie - si nécessaire - l’objectif de la lettre.

« Vos conditions générales de vente prévoient en effet..
« Un incident nous a en effet empêchés..

5/ Le Complément précise, s'il y a lieu, le message principal.

« Le service clientèle est en charge du dossier et vous contactera rapidement.... ».

6/ La Conclusion apporte une expression de cordialité ou appuie le message principal.

« Je vous remercie de votre intervention rapide. ».
« Je suis à votre disposition pour tout renseignement complémentaire. »

7/ La Formule de politesse admet de nombreuses variantes.

Pratiquement toutes les lettres peuvent suivre ce modèle. L'utilisation d'un développement ou d'un argumentaire dépend de la complexité du message : doit-on donner des précisions ? doit-on se justifier ?

Un lettre contient au minimum 3 paragraphes (Situation + Objectif + Formule de politesse ou Objectif + Conclusion + Formule de politesse).

    MODÈLE DE LETTRE : L'ART ORATOIRE

La plan des courriers est directement issu des travaux des rhéteurs gréco-latins.

La technique oratoire nait avec les rhéteurs grecs (Empédocle, Corax, Tisias), se codifie progressivement avec la Rhétorique d'Aristote, le De oratore de Ciceron, le De institutione oratoria de Quintilien et les travaux des "modernes" (Bourdaloue, Dumarsais...). Elle est aujourd'hui subtilement présente dans les prestations oratoires diffusées par les médias.

Les traités divisent l'élaboration de tout discours en 5 moments : l'inventio, la dispositio, l'elocutio, la memoria, la pronunciatio.

L'inventio est la recherche des arguments et preuves qui peuvent meubler le discours.

La dispositio est l'art d'organiser les matériaux selon l'ordre le plus adéquat. Par exemple, le modèle suivant, qui rappelle le plan ci-dessus :

* L'exorde capte l'attention,
* La question annonce les points abordés,
* La narration expose les faits et arguments,
* la récapitulation résume les éléments précédents,
* La péroraison conclut avec élégance le discours.

L'élocutio est la recherche de la meilleure forme possible du discours (les "figures de style"). Dans le cas du courrier, l'élocutio est la recherche des formulations adéquates.

La memoria est l'art de retenir le texte par coeur. Cet art a aujourd'hui disparu.

La prononciatio modèle l'usage de la voix et les effets de manche. Toujours d'actualité... mais pas pour le courrier professionnel.

En résumé, on retrouve dans le courrier professionnel trois éléments de la rhétorique classique : l'inventio, la dispositio et l'elocutio.

L'originalité de Mail Designer 3 est de projeter ces 3 dimensions simultanément sur le damier d'idées : en lignes la dispositio (le plan), en colonnes l'elocutio (le style), et sous forme d'icones, l'inventio.
 

 
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     Le Plan
     Le ton
     Le style
     La formule de politesse
     La présentation
 
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