| La correspondance professionnelle est
concise, ne contenant que les informations intéressant le destinataire,
et toujours courtoise, qu'il s'agisse d'une lettre de remerciement ou d'une lettre
de résiliation.
La rédaction s'apparente souvent à un "exercice de style".
Comment améliorer la qualité du courrier ? Quelques principes simples
:
1/ Employer des phrases courtes,
2/ Varier la construction des phrases,
3/ Utiliser les tournures formelles du courrier.
1/ Alléger les phrases
Une phrase dépasse rarement deux lignes. Elle ne contient qu'une idée.
"Dans la perspective d'un déménagement, nous vous prions de bien vouloir
résilier notre ligne téléphonique n°...." ( lettre de résiliation
)
"En raison d'un événement familial imprévu, je
souhaiterais reporter cette date le..." ( demande de délai )
"Je tiens à vous remercier à nouveau pour votre action
efficace lors de..." ( lettre de remerciement )
Pour rédiger avec concision, une solution est d'éviter les phrases
subordonnées, introduites par un un pronom relatif ou une conjonction de
coordination (car, puisque...).
Ces subordonnées peuvent être remplacées par un groupe
adjectival ou un groupe circonstanciel : "Vivement intéressé
par vos produits", "Comme convenu", "Afin de
préciser votre demande", "Ayant à effectuer des
travaux urgents", etc.
Mail Designer 3.0 fournit de nombreux exemples sur les 3 colonnes Pourquoi ?
Quand ? et Comment ? du damier
d'idées).
2 / Varier la construction des phrases
L'objectif est d'éviter la monotonie de la lecture et de contourner
une des difficultés de la rédaction du courrier : la répétition
du pronom "Je" en tête de phrase.
En effet, on écrit spontanément une suite de phrases telles que
"Je n'ai pas reçu", "Je souhaite", "Je vous remercie"...
Leur succession n'est pas élégante.
De nombreux moyens sont disponibles, pour "reconstruire" une phrase
:
| - |
Commencer la phrase par "Vous":
"Vous m'avez demandé..." |
| - |
Ajouter un mot de liaison, marquant l'articulation
du texte : "En effet", "En conséquence,...",
"Toutefois"... |
| - |
Insérer un complément circonstanciel
en tête de phrase : "Comme convenu," , "Intéressé
par vos produits", "À cette fin," "À
notre vif regret", ... |
| - |
Utiliser une forme interrogative : "Puis-je
vous demander...", "Pouvez-vous modifier..." |
| - |
Employer une forme impersonnelle "Il apparaît que...",
"Il semble que"... |
| - |
Mettre la phrase au passif : "Une lettre de
résiliation vous a été envoyée..." |
Dans le damier d'idées, ces options sont disponibles sur les dernières
colonnes Mode et Style.
3/ Utiliser les "tournures" classiques du courrier
Dernière difficulté : remplacer certains verbes usuels par les
formules spécifiques au courrier. Il y a deux possibilités :
| - |
Substituer une "formule" à
un verbe
Le meilleur exemple est l'expression d'une demande. On ne peut évidemment
pas écrire "je vous demande de", trop impérieux.
De nombreuses tournures sont disponibles : "Puis-je vous demander
?", "Je me permets de vous demander", "Je souhaiterais...",
"J'ai l'honneur de vous demander", "Pouvez-vous..",
"Auriez vous l'obligeance...", etc |
| - |
"Habiller" une phrase par une locution
verbale introductive
Exemples : "Je vous informe que...", "Je vous confirme
que", "Je me permets de...", "Il semble que...",
"Il apparaît que...", "Il nous est agréable
de... ", etc |
Elles sont proposées sur la dernière colonne Style du
damier d'idées. |
Le
style
