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Le style de la lettre
 

La correspondance professionnelle est concise, ne contenant que les informations intéressant le destinataire, et toujours courtoise, qu'il s'agisse d'une lettre de remerciement ou d'une lettre de résiliation.

La rédaction s'apparente souvent à un "exercice de style". Comment améliorer la qualité du courrier ? Quelques principes simples :

1/  Employer des phrases courtes,
2/  Varier la construction des phrases,
3/  Utiliser les tournures formelles du courrier.

1/ Alléger les phrases

Une phrase dépasse rarement deux lignes. Elle ne contient qu'une idée.

"Dans la perspective d'un déménagement, nous vous prions de bien vouloir résilier notre ligne téléphonique n°...." (lettre de résiliation)

"En raison d'un événement familial imprévu, je souhaiterais reporter cette date le..." (demande de délai)

"Je tiens à vous remercier à nouveau pour votre action efficace lors de..." (lettre de remerciement)

Pour rédiger avec concision, une solution est d'éviter les phrases subordonnées, introduites par un un pronom relatif ou une conjonction de coordination (car, puisque...).

Ces subordonnées peuvent être remplacées par un groupe adjectival ou un groupe circonstanciel : "Vivement intéressé par vos produits", "Comme convenu", "Afin de préciser votre demande", "Ayant à effectuer des travaux urgents", etc.

Mail Designer 3 fournit de nombreux exemples sur les 3 colonnes Pourquoi ? Quand ? et Comment ? du damier d'idées).

2 / Varier la construction des phrases

L'objectif est d'éviter la monotonie de la lecture et de contourner une des difficultés de la rédaction du courrier : la répétition du pronom "Je" en tête de phrase.

En effet, on écrit spontanément une suite de phrases telles que "Je n'ai pas reçu", "Je souhaite", "Je vous remercie"... Leur succession n'est pas élégante.

De nombreux moyens sont disponibles, pour "reconstruire" une phrase :

- Commencer la phrase par "Vous": "Vous m'avez demandé..."
- Ajouter un mot de liaison, marquant l'articulation du texte : "En effet", "En conséquence,...", "Toutefois"...
- Insérer un complément circonstanciel en tête de phrase : "Comme convenu," , "Intéressé par vos produits", "À cette fin," "À notre vif regret", ...
- Utiliser une forme interrogative : "Puis-je vous demander...", "Pouvez-vous modifier..."
- Employer une forme impersonnelle "Il apparaît que...", "Il semble que"...
- Mettre la phrase au passif : "Une lettre de résiliation vous a été envoyée..."

Dans le damier d'idées, ces options sont disponibles sur les dernières colonnes Mode et Style.

3/ Utiliser les "tournures" classiques du courrier

Dernière difficulté : remplacer certains verbes usuels par les formules spécifiques au courrier. Il y a deux possibilités :

-

Substituer une "formule" à un verbe.

Le meilleur exemple est l'expression d'une demande. On ne peut évidemment pas écrire "je vous demande de", trop impérieux. De nombreuses tournures sont disponibles : "Puis-je vous demander ?", "Je me permets de vous demander", "Je souhaiterais...", "J'ai l'honneur de vous demander", "Pouvez-vous..", "Auriez vous l'obligeance...", etc

-

"Habiller" une phrase par une locution verbale introductive

Exemples : "Je vous informe que...", "Je vous confirme que", "Je me permets de...", "Il semble que...", "Il apparaît que...", "Il nous est agréable de... ", etc

Elles sont proposées sur la dernière colonne Style du damier d'idées.

 
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